فائلنگ ٹرے کیا ہے؟

تعارف

جدید ورک اسپیس میں ، کارکردگی اور پیداوری کو برقرار رکھنے کے لئے تنظیمی ٹولز ضروری ہیں۔ ان ٹولز میں ، فائلنگ ٹرے ایک سادہ لیکن ناگزیر لوازمات کے طور پر کھڑی ہے جو دستاویزات کے منظم انتظام میں مدد کرتی ہے۔ چونکہ کاروبار تیار ہوتے رہتے ہیں ، اسی طرح مؤثر تنظیمی حلوں کی ضرورت بھی جو کاغذی کارروائی اور ڈیجیٹل پرنٹ آؤٹ کی بڑھتی ہوئی مقدار کو سنبھال سکتی ہے۔ فائل کرنے والی ٹرے نہ صرف ڈیکلٹرنگ ڈیسک میں مدد کرتی ہے بلکہ آفس ورک فلوز کو ہموار کرنے میں بھی اہم کردار ادا کرتی ہے۔ ماحول دوست مادوں کی آمد کے ساتھ ، روایتی فائلنگ ٹرے نے بدعات جیسے بدعات دیکھی ہیں پیپر ٹرے ، جو پائیدار کاروباری طریقوں اور ماحولیاتی ذمہ داری کے ساتھ ہم آہنگ ہیں۔

ٹرے فائل کرنے کا تاریخی ارتقا

فائلنگ ٹرے کے تصور کا پتہ 20 ویں صدی کے اوائل میں کیا جاسکتا ہے جب دفتر کے کام نے کافی مقدار میں کاغذی کارروائی پیدا کرنا شروع کردی۔ ابتدائی طور پر ، ڈیسک کو دستاویزات کے ڈھیروں سے بے ترتیبی کا نشانہ بنایا گیا تھا ، جس سے ضروری فائلوں کو فوری طور پر تلاش کرنا مشکل ہوتا ہے۔ فائلنگ ٹرے کے تعارف نے آنے اور جانے والے دستاویزات کے لئے ایک نامزد جگہ فراہم کرکے دفتر کی تنظیم میں انقلاب برپا کردیا۔

کئی دہائیوں کے دوران ، فائلنگ ٹرے سادہ لکڑی کی تعمیرات سے لے کر نفیس ڈیزائنوں میں تیار ہوئے ہیں جن میں دھاتوں ، پلاسٹک اور پائیدار مواد کو شامل کیا گیا ہے۔ ترقی تکنیکی ترقیوں اور کاروباری اداروں کی بڑھتی ہوئی پیچیدگی کا آئینہ دار ہے۔ 1950 کی دہائی میں ، کارپوریٹ کلچر کے عروج نے منظم کام کی جگہوں کی ضرورت پر زور دیا ، جس کے نتیجے میں فائلنگ سسٹم کو وسیع پیمانے پر اپنایا گیا۔ اس دور کے دوران آفس سپلائی کمپنیوں کے اعدادوشمار کے اعداد و شمار 1950 سے 1960 کے درمیان ٹرے کی فروخت میں 60 فیصد اضافے کا مظاہرہ کرتے ہیں ، جو دفتر کے انتظام میں ان کی بڑھتی ہوئی اہمیت کی نشاندہی کرتے ہیں۔

فائلنگ ٹرے کی اقسام

فائلنگ ٹرے مختلف اقسام میں آتے ہیں ، ہر ایک مخصوص تنظیمی ضروریات کو پورا کرنے کے لئے ڈیزائن کیا گیا ہے۔ سب سے عام اقسام میں شامل ہیں:

اسٹیک ایبل ٹرے

اسٹیک ایبل ٹرے صارفین کو ٹرے کو عمودی طور پر ڈھیر لگا کر ڈیسک کی جگہ کو بچانے کی اجازت دیتے ہیں۔ یہ ڈیزائن خاص طور پر چھوٹے دفاتر میں فائدہ مند ہے جہاں جگہ پریمیم میں ہے۔ اسٹیک ایبل ٹرے کو آسانی سے دوبارہ ترتیب دیا جاسکتا ہے ، اور ضرورت کے مطابق اضافی ٹرے شامل کی جاسکتی ہیں۔ آفس آرگنائزیشن ایسوسی ایشن کے ایک سروے کے مطابق ، 75 ٪ چھوٹے کاروبار اپنی موافقت کے ل st اسٹیک ایبل ٹرے کو ترجیح دیتے ہیں۔

خط کی ٹرے

خط کی ٹرے خاص طور پر معیاری خط کے سائز کے دستاویزات رکھنے کے لئے سائز کی جاتی ہیں۔ وہ آنے والی میل اور خط و کتابت کے انتظام کے لئے مثالی ہیں۔ 20 ویں صدی کے وسط میں خط کی ٹرے کا استعمال وسیع پیمانے پر پھیل گیا کیونکہ پوسٹل خدمات میں توسیع ہوتی ہے ، جس سے دفاتر میں میل مینجمنٹ کے بہتر حل کی ضرورت ہوتی ہے۔

قانونی ٹرے

قانونی ٹرے خط کی ٹرے سے بڑی ہیں ، جو قانونی سائز کے دستاویزات کو ایڈجسٹ کرنے کے لئے ڈیزائن کی گئیں ہیں۔ قانونی فرموں اور قانونی محکمے اکثر ان ٹرے کو معاہدوں ، قانونی بریف اور دیگر بڑے دستاویزات کو منظم کرنے کے لئے استعمال کرتے ہیں۔ جرنل آف لیگل ایڈمنسٹریشن میں شائع ہونے والی ایک تحقیق میں روشنی ڈالی گئی ہے کہ دستاویزات کے موثر انتظام ، جو قانونی ٹرے جیسے ٹولز کے ذریعہ قابل بنائے گئے ہیں ، قانونی کارروائی میں 20 ٪ تک وقت کی بچت کرسکتے ہیں۔

سائیڈ لوڈنگ بمقابلہ فرنٹ لوڈنگ ٹرے

سائیڈ لوڈنگ ٹرے دستاویزات کو داخل کرنے اور اس کی طرف سے ہٹانے کی اجازت دیتے ہیں ، جو ٹرے کو قریب سے اسٹیک کیا جاتا ہے تو آسان ہوسکتا ہے۔ فرنٹ لوڈنگ ٹرے سامنے سے آسان رسائی کی پیش کش کرتے ہیں ، جو محدود سائیڈ اسپیس والے ڈیسک کے لئے موزوں ہے۔ دونوں کے درمیان انتخاب اکثر ذاتی ترجیح اور ڈیسک لے آؤٹ پر منحصر ہوتا ہے۔

ٹرے فائل کرنے میں استعمال ہونے والے مواد

فائلنگ ٹرے میں مواد کا انتخاب استحکام ، جمالیات اور ماحولیاتی اثرات کو متاثر کرتا ہے۔ عام مواد میں شامل ہیں:

دھات

دھات کی ٹرے ، جو اکثر اسٹیل یا ایلومینیم سے بنی ہوتی ہیں ، ان کی استحکام اور چیکنا ظاہری شکل کے لئے مشہور ہیں۔ وہ اعلی ٹریفک ماحول کے ل suitable موزوں ہیں جہاں ٹرے بار بار ہینڈلنگ کے تابع ہوسکتے ہیں۔ دھات کی ٹرے کئی سالوں تک چل سکتی ہیں لیکن یہ بھاری اور زیادہ مہنگی ہوسکتی ہے۔

پلاسٹک

پلاسٹک کی فائلنگ کی ٹرے ہلکا پھلکا اور سرمایہ کاری مؤثر ہیں۔ وہ مختلف رنگوں اور ڈیزائنوں میں آتے ہیں ، جو انہیں تخلیقی صنعتوں میں مقبول بناتے ہیں۔ تاہم ، پلاسٹک کے فضلہ اور استحکام کے بارے میں خدشات نے کچھ کاروباروں کو متبادل مواد کی تلاش میں مجبور کیا ہے۔

لکڑی

لکڑی کی ٹرے ایک کلاسک اور پیشہ ورانہ نظر پیش کرتے ہیں۔ وہ اکثر ایگزیکٹو دفاتر اور بورڈ رومز میں استعمال ہوتے ہیں۔ جبکہ جمالیاتی اعتبار سے خوشگوار ، لکڑی کی ٹرے پہننے کے ل more زیادہ حساس ہوسکتی ہیں اور مناسب دیکھ بھال کی ضرورت ہوتی ہے۔

کاغذ پر مبنی مواد

بڑھتی ہوئی ماحولیاتی آگاہی کے ساتھ ، کاغذ پر مبنی ٹرے ، جیسے کاغذ کی ٹرے ، مقبولیت حاصل کرلی ہے۔ یہ ٹرے ری سائیکل مواد سے بنی ہیں اور بائیوڈیگریڈیبل ہیں۔ وہ فعالیت سے سمجھوتہ کیے بغیر پائیدار متبادل پیش کرتے ہیں۔

آفس آرگنائزیشن میں ٹرے فائل کرنے کا کردار

فائلنگ ٹرے جسمانی دستاویزات کی تنظیم میں ضروری اجزاء کے طور پر کام کرتے ہیں۔ وہ کاغذی کارروائیوں کی درجہ بندی کرنے ، کاموں کو ترجیح دینے اور دستاویزات کی تلاش میں صرف کرنے والے وقت کو کم کرنے میں مدد کرتے ہیں۔ نیشنل ایسوسی ایشن آف پروفیشنل آرگنائزرز کی ایک تحقیق کے مطابق ، ملازمین ہر ہفتے اوسطا 4.3 گھنٹے کاغذات کی تلاش میں صرف کرتے ہیں ، جس سے موثر تنظیمی ٹولز کی ضرورت پر زور دیا جاتا ہے۔

فائلنگ ٹرے کا استعمال کرتے ہوئے کسی سسٹم کو نافذ کرنے سے اس وقت میں نمایاں کمی واقع ہوسکتی ہے۔ مثال کے طور پر ، 'ان باکس ،' 'آؤٹ باکس' ، اور 'زیر التواء' کے لیبل لگا ہوا ٹرے استعمال کرنا دستاویزات کے بہاؤ کو ہموار کرسکتے ہیں۔ یہ نظام اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ فوری کام آسانی سے قابل شناخت ہیں اور جانے والے دستاویزات پر فوری طور پر کارروائی کی جاتی ہے۔

فائلنگ ٹرے استعمال کرنے کے فوائد

فائلنگ ٹرے استعمال کرنے کے فوائد محض تنظیم سے بالاتر ہیں۔ ان میں شامل ہیں:

بہتر پیداوری

بے ترتیبی کو کم کرکے ، ٹرے دائر کرنے سے خلفشار کو کم سے کم کیا جاتا ہے ، جس سے ملازمین کو کاموں پر توجہ دینے کی اجازت مل جاتی ہے۔ مطالعات سے پتہ چلتا ہے کہ ایک صاف ستھرا ڈیسک پیداوری میں 38 ٪ تک اضافہ کرسکتا ہے۔ فائلنگ ٹرے اس طرح کے ماحول کو برقرار رکھنا آسان بناتے ہیں۔

پیشہ ورانہ ظاہری شکل

ایک منظم ورک اسپیس مؤکلوں اور ساتھیوں کو ایک پیشہ ور امیج پیش کرتا ہے۔ یہ تفصیل اور تنظیمی مہارتوں کی طرف توجہ کی عکاسی کرتا ہے ، جو کاروباری دنیا میں انتہائی قدر کی حامل ہیں۔

ٹائم مینجمنٹ

موثر دستاویز کے انتظام سے وقت کی بچت ہوتی ہے۔ ضروری فائلوں تک فوری رسائی فیصلہ سازی کے عمل کو تیز کرسکتی ہے اور دفتر کی مجموعی کارکردگی کو بہتر بنا سکتی ہے۔

رازداری اور سلامتی

نامزد ٹرے حساس دستاویزات کو الگ اور محفوظ رکھتے ہوئے رازداری کو برقرار رکھنے میں مدد کر سکتے ہیں۔ رازداری کے ضوابط کی تعمیل اور کلائنٹ ٹرسٹ کو برقرار رکھنے کے لئے یہ عمل ضروری ہے۔

ٹرے ڈیزائن فائل کرنے میں بدعات

جیسا کہ ٹکنالوجی ترقی کرتی ہے ، اسی طرح ٹرے فائل کرنے کے ڈیزائن بھی کریں۔ جدید ٹرے میں خصوصیات شامل ہیں جیسے:

ماڈیولر سسٹم

ماڈیولر ٹرے مخصوص ضروریات کے مطابق تخصیص کی اجازت دیتے ہیں۔ صارف اجزاء کو شامل یا ہٹا سکتے ہیں ، تشکیلات کو ایڈجسٹ کرسکتے ہیں ، اور اپنے کام کی جگہ کو ذاتی نوعیت کا بنا سکتے ہیں۔ یہ لچک متحرک کام کے ماحول کو پورا کرتی ہے۔

انٹیگریٹڈ ٹکنالوجی

کچھ فائلنگ ٹرے اب بلٹ ان چارجنگ پورٹس اور کیبل مینجمنٹ سسٹم کے ساتھ آتے ہیں۔ یہ خصوصیات دفاتر میں الیکٹرانک آلات کے بڑھتے ہوئے استعمال کی نشاندہی کرتی ہیں ، جس سے ہڈی کی بے ترتیبی کو کم سے کم کرنے اور ڈیسک کی جگہ کو زیادہ سے زیادہ کرنے میں مدد ملتی ہے۔

ایرگونومک ڈیزائن

ایرگونومک ٹرے تناؤ کو کم کرنے اور رسائ کو بہتر بنانے کے لئے بنائے گئے ہیں۔ مثال کے طور پر ، سلیٹڈ ٹرے دستاویزات کو دیکھنے اور ان تک پہنچنے کی اجازت دیتے ہیں ، جس سے بار بار تناؤ کے زخموں کا خطرہ کم ہوتا ہے۔

ماحولیاتی تحفظات

استحکام دفتر کی فراہمی کے حصول میں ایک اہم عنصر بن گیا ہے۔ کاروبار اپنے ماحولیاتی نقشوں سے تیزی سے واقف ہیں اور وہ ایسی مصنوعات کی تلاش کر رہے ہیں جو ماحول دوست طریقوں کی حمایت کرتے ہیں۔

ری سائیکل مواد سے بنی کاغذ کی ٹرے روایتی پلاسٹک یا دھات کی ٹرے کا سبز متبادل پیش کرتی ہیں۔ ماحولیاتی تحفظ کی ایجنسی کے مطابق ، ری سائیکل شدہ کاغذی مصنوعات کا استعمال توانائی کی کھپت میں 31 ٪ اور گندے پانی کو 53 ٪ تک کم کرسکتا ہے۔ پائیدار فائلنگ ٹرے کا انتخاب کرکے ، کمپنیاں ماحولیاتی تحفظ کی کوششوں میں حصہ ڈال سکتی ہیں اور اپنے کارپوریٹ سماجی ذمہ داری کے پروفائلز کو بڑھا سکتی ہیں۔

کیس اسٹڈیز اور ماہر کی رائے

متعدد تنظیموں نے اپنے دستاویزات کے انتظام کے نظام کو فائلنگ ٹرے کے ساتھ بہتر بنانے کے بعد مثبت نتائج کی اطلاع دی ہے۔ مثال کے طور پر ، ایک درمیانے درجے کی اکاؤنٹنگ فرم نے مختلف قسم کے دستاویزات کو الگ کرنے کے لئے رنگین کوڈڈ فائلنگ ٹرے سسٹم کو نافذ کیا۔ اس تبدیلی کی وجہ سے دستاویزات کی بازیافت کے وقت میں 25 ٪ کمی واقع ہوئی اور مجموعی کارکردگی میں بہتری آئی۔

تنظیمی نفسیات کے ماہر ڈاکٹر ایملی ہیریسن ایک منظم کام کی جگہ کے نفسیاتی فوائد پر زور دیتے ہیں۔ وہ بیان کرتی ہیں ، 'ایک منظم ماحول تناؤ کی سطح کو کم کرسکتا ہے اور علمی افعال کو بڑھا سکتا ہے ، جس سے ملازمت کی بہتر کارکردگی کا باعث بنتا ہے۔ '

مزید برآں ، ماحولیاتی مشیر پائیدار دفتر کی مصنوعات میں منتقلی کی سفارش کرتے ہیں۔ جان اسمتھ ، ایک پائیداری کے مشیر ، نوٹ کرتے ہیں ، 'دفتر میں ری سائیکل پیپر جیسے ماحول دوست مواد کو شامل کرتے ہوئے نہ صرف سیارے کو فائدہ ہوتا ہے بلکہ ماحولیاتی ذمہ داری کی قدر کرنے والے مؤکلوں اور ملازمین کے ساتھ بھی گونجتا ہے۔'

فائلنگ ٹرے کو نافذ کرنے کے لئے عملی نکات

ٹرے جمع کروانے کے فوائد کو زیادہ سے زیادہ کرنے کے لئے ، مندرجہ ذیل عملی نکات پر غور کریں:

اپنے سسٹم کو اپنی مرضی کے مطابق بنائیں

ان زمروں کی نشاندہی کریں جو آپ کے ورک فلو کے لئے زیادہ سے زیادہ معنی خیز ہیں۔ چاہے یہ عجلت ، پروجیکٹ ، یا مؤکل کے ذریعہ ہو ، آپ کی فائلنگ ٹرے کو اپنی مخصوص ضروریات کے مطابق بناتے ہوئے کارکردگی میں اضافہ ہوتا ہے۔

باقاعدگی سے دیکھ بھال

دستاویزات کو منظم کرنے اور صاف کرنے کے لئے ہر ہفتے وقت طے کریں۔ باقاعدگی سے دیکھ بھال ٹرے کو زیادہ بھر جانے سے روکتا ہے اور اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ معلومات موجودہ رہے۔

ڈیجیٹل انضمام کو شامل کریں

ڈیجیٹل دستاویزات میں منتقلی کے دفاتر کے لئے ، ٹرے پر غور کریں جو گولیاں رکھ سکتے ہیں یا اسکیننگ کی صلاحیتوں کو شامل کرسکتے ہیں۔ یہ انضمام جسمانی اور ڈیجیٹل ورک فلوز کے مابین فرق کو ختم کرتا ہے۔

ٹرے فائل کرنے کا مستقبل

چونکہ دفاتر نئی ٹیکنالوجیز اور کام کے طریقوں کو اپنانا جاری رکھے ہوئے ہیں ، اس کے مطابق ٹرے جمع کروائیں گے۔ دور دراز کے کام اور ڈیجیٹل دستاویزات میں اضافہ جسمانی فائلنگ سسٹم کی کم ضرورت کی تجویز کرسکتا ہے۔ تاہم ، بہت ساری صنعتوں میں کاغذی استعمال کی ایک خاصی مقدار باقی ہے۔ امریکن فارسٹ اینڈ پیپر ایسوسی ایشن نے اطلاع دی ہے کہ 2020 میں امریکہ نے تقریبا 70 70 ملین ٹن کاغذ اور پیپر بورڈ کھایا ، جس سے جسمانی دستاویزات پر جاری انحصار کی نشاندہی ہوتی ہے۔

مستقبل کی فائلنگ ٹرے میں سمارٹ ٹیکنالوجیز شامل ہوسکتی ہیں ، جیسے ڈیجیٹل آرگنائزیشن ایپس کے ساتھ دستاویز سے باخبر رہنے یا انضمام کے لئے آریفآئڈی ٹیگنگ۔ ان پیشرفتوں سے دستاویز کے انتظام کے نظام کی کارکردگی میں مزید اضافہ ہوگا۔

نتیجہ

فائلنگ ٹرے ، جبکہ ایک سادہ ٹول ، منظم اور موثر دفتر کے ماحول کو برقرار رکھنے میں اہم کردار ادا کرتا ہے۔ اس کا ارتقاء کام کی جگہ کے طریقوں اور ترجیحات میں وسیع تر تبدیلیوں کی عکاسی کرتا ہے ، جس میں استحکام اور ٹکنالوجی کے انضمام پر بڑھتا ہوا زور بھی شامل ہے۔ مناسب فائلنگ ٹرے کا انتخاب کرکے ، جیسے ماحول دوست مادے سے بنا ہوا کاغذ کی ٹرے ، کاروبار پیداواری صلاحیت کو بہتر بناسکتے ہیں ، پیشہ ورانہ شبیہہ پیش کرسکتے ہیں ، اور ماحولیاتی تحفظ کی کوششوں میں معاون ثابت ہوسکتے ہیں۔ جیسا کہ ہم مستقبل کی طرف دیکھتے ہیں ، فائلنگ ٹرے بلا شبہ ڈھالنے کے لئے اپنائے گی ، جو منظم دفتر کا ایک ناگزیر جزو باقی ہے۔