Кіріспе
Қазіргі жұмыс кеңістігінде ұйымдастырушылық құралдар тиімділік пен өнімділікті сақтау үшін қажет. Осы құралдардың ішінде өтініш науасы құжаттарды жүйелі басқаруға көмектесетін қарапайым, бірақ қажет емес аксессуар ретінде ерекшеленеді. Кәсіпорындар дамиды ретінде, тиімді ұйымдық шешімдерге, сонымен қатар, қағазбастылық пен сандық басып шығарулардың мөлшерін арттыра алатын тиімді ұйымдастыру шешімдері қажет. Тапсырма науасы тек парталарды таратуға ғана емес, сонымен қатар кеңсе жұмыс ағындарында да маңызды рөл атқарады. Экологиялық таза материалдардың пайда болуымен дәстүрлі өтініш науасы сияқты инновациялар болды қағаз науасы .Тұрақты бизнес-тәжірибеге және экологиялық жауапкершілікке сәйкес келетін
Тапсырыс науаларының тарихи эволюциясы
Тапсырыс науасының тұжырымдамасы ХХ ғасырдың басында кеңсе жұмысы айтарлықтай қағаз жұмыстарын бастады. Бастапқыда, парталар құжаттар жинақтарымен бітеліп қалды, бұл маңызды файлдарды тез арада орналастыруға мүмкіндік береді. Тапсырыс науасын енгізу кіріс және шығыс құжаттар үшін белгіленген орынды ұсыну арқылы кеңсе ұйымын енгізу.
Ондаған жылдар ішінде фильтрлер қарапайым ағаш конструкцияларынан металдар, пластмассалар және тұрақты материалдарды қамтитын күрделі конструкцияларға айналды. Прогрессия технологиялық жетістіктер мен кәсіпорындардың өсіп келе жатқан күрделілігін көрсетеді. 1950 жылдары корпоративті мәдениеттің өсуі тапсырыс бойынша жұмыс кеңістігін мұқият қадағалап, филиалдардың кеңінен енуіне әкеледі. Осы дәуірдегі кеңсе жабдықтаушы компаниялардан статистикалық мәліметтер 1950-1960 жылдар аралығында резервтерді сатудың 60% -ға артуын көрсетеді, бұл олардың кеңсе менеджменттегі маңыздылығын көрсетеді.
Старалдардың түрлері
Науалар әр түрлі түрлерде келеді, олардың әрқайсысы белгілі бір ұйымдастырушылық қажеттіліктерді қанағаттандыруға арналған. Ең көп таралған түрлерге мыналар жатады:
Стартаптары
Жинақтайтын науалар пайдаланушыларға үстелді тігінен төсеу арқылы жұмыс орнын үнемдеуге мүмкіндік береді. Бұл дизайн, әсіресе, кеңістіктегі кеңселерде ерекше сыйақы. Жинақтайтын науаларды оңай өзгертуге болады, қажет болған жағдайда қосымша науаларды қосуға болады. Кеңсе ұйымының қауымдастығының сауалнамаға сәйкес, шағын бизнестің 75% -ы олардың бейімделуіне арналған науаларды лайықты емес.
Әріптік науалар
Әріптік науалар стандартты өлшемді құжаттарды сақтау үшін арнайы өлшемді. Олар кіріс пошталар мен хат-хабарларды басқару үшін өте ыңғайлы. ХХ ғасырдың ортасында халық науаларын қолдану кең кеңейіп, кеңселердегі пошта басқару шешімдерін жақсартуды қажет етеді.
Құқықтық науалар
Құқықтық науалар заңнамалық құжаттарды орналастыруға арналған әріптік науаларға қарағанда үлкенірек. Құқықтық фирмалар және заң бөлімдері осы науаларды келісімшарттар, құқықтық брифингтер және басқа да габаритті құжаттарды ұйымдастыруға жиі пайдаланады. Заңды басқару журналында жарияланған зерттеу заңнамалық науалар сияқты құралдармен қамтамасыз етуді тиімді басқару құқығын қорғау, сот ісін жүргізу кезінде 20% дейін үнемдей алады деп атап өтті.
Бүйірлік жүктеме және жүктеме науалары
Бүйірлік жүктеме науалары құжаттарды салуға және бүйірден шығарып, науалар бір-біріне тығыздалған кезде ыңғайлы болуы мүмкін. Алдыңғы жүктеме науалары алдыңғы жағынан оңай қол жетімді, шектеулі бүйірлік кеңістікпен жарамды. Екеуінің таңдауы көбінесе жеке қалау және үстелдің орналасуына байланысты.
Науаларда қолданылатын материалдар
Науалардағы материалдарды таңдау беріктікке, эстетикаларға және қоршаған ортаға әсер етеді. Жалпы материалдарға мыналар кіреді:
Металл
Металл науалар, көбінесе болаттан немесе алюминийден жасалған науалар олардың беріктігі мен тегіс көріністерімен танымал. Олар науалар жиі күресуге болатындығы жоғары тұрған ортаға жарамды. Металл науалар көптеген жылдар бойы созылуы мүмкін, бірақ ауыр және қымбат болуы мүмкін.
Пластмасса
Пластикалық материалдар науалары жеңіл және үнемді. Олар әр түрлі түстер мен дизайн бойынша, оларды шығармашылық салаларда танымал етеді. Алайда, пластикалық қалдықтар мен тұрақтылық туралы алаңдаушылық кейбір кәсіпорындарды балама материалдарды іздеуге алып келді.
Орман
Ағаш науалар классикалық және кәсіби көрініс ұсынады. Олар көбінесе атқарушы кеңселерде және ішкі бөлмелерде қолданылады. Эстетикалық жағымды, ағаш науаларында тозуға бейім және тиісті техникалық қызмет көрсету қажет.
Қағазға негізделген материалдар
Экологиялық ағартушылық, қағазға негізделген науалар, мысалы, Қағаз науасы , танымалдылыққа ие болды. Бұл науалар қайта өңделген материалдардан жасалған және биологиялық ыдырайтын. Олар функционалдылықты бұзбай тұрақты балама ұсынады.
Кеңсе ұйымындағы науалардың рөлі
Науалар жеке құжаттарды ұйымдастыруда маңызды компоненттер болып табылады. Олар құжаттарды рәсімдеуге, тапсырмаларды басымдық беруге және құжаттарды іздеу уақытын қысқартуға көмектеседі. Ұлттық кәсіпкерліктің ұлттық қауымдастығының зерттеуіне сәйкес, қызметкерлер аптасына орта есеппен жұмыс іздейді, тиімді ұйымдық құралдардың қажеттілігін анықтайды.
Жүйені беру науалар көмегімен енгізу бұл уақытты едәуір азайта алады. Мысалы, «Кіріс жәшігі», '' Outbox, 'және «Күту» және «Күтілген» және «Күту» және «Күту» үшін таңбаланған науаларды пайдалану құжаттар ағынын жеңілдетуге болады. Бұл жүйе шұғыл тапсырмалардың оңай анықталуы мүмкін және шығыс құжаттар тез арада өңделетіндігін қамтамасыз етеді.
Табылған науаларды пайдаланудың артықшылықтары
Тапсырыс науаларын пайдаланудың артықшылықтары жай ұйымнан асып түседі. Оларға мыналар кіреді:
Жақсартылған өнімділік
Кедергілерді азайту арқылы, науалар алаңдаушылықты азайтады, ал қызметкерлерге тапсырмаларға назар аударуға мүмкіндік береді. Зерттеулер көрсеткендей, таза үстел өнімділікті 38% -ға дейін арттыра алады. Науалар осындай ортаны ұстап тұруды жеңілдетеді.
Кәсіби келбеті
Ұйымдастырылған жұмыс кеңістігі клиенттер мен әріптестеріне кәсіби имидж ұсынады. Бұл іскери әлемде жоғары бағаланатын егжей-тегжейлі және ұйымдастырушылық дағдыларға назар аударады.
Уақытты басқару
Құжаттарды тиімді басқару уақытты үнемдейді. Қажетті файлдарға жылдам қол жеткізу шешім қабылдау процестерін тездетіп, кеңсенің жалпы тиімділігін арттыруы мүмкін.
Құпиялылық және қауіпсіздік
Тағайындалған науалар құпиялылықты сақтауға көмектеседі, құпия құжаттарды жеке және қауіпсіз сақтау арқылы көмектеседі. Бұл тәжірибе құпиялылық ережелерін сақтау және клиенттің сенімін сақтау үшін қажет.
Науа дизайнындағы инновациялар
Технологиялық жетістіктер ретінде, сондықтан берілген науалардың дизайнын жасаңыз. Қазіргі заманғы науалар келесідей мүмкіндіктерді қамтиды:
Модульдік жүйелер
Модульдік науалар нақты қажеттіліктерге сәйкес теңшеуге мүмкіндік береді. Пайдаланушылар компоненттерді қоса немесе алып тастай алады, конфигурацияларды реттей алады және олардың жұмыс кеңістігін жекелендіруі мүмкін. Бұл икемділік динамикалық жұмыс ортасына әсер етеді.
Интеграцияланған технология
Кейбір файлдар науалары қазір кіріктірілген зарядтау порттары және кабельді басқару жүйелерімен келеді. Бұл мүмкіндіктер электронды құрылғыларды кеңселерде пайдалануды, сымның кептелуін және үстел кеңістігін барынша кеңейтуге көмектеседі.
Эргономикалық дизайн
Эргономикалық науалар штаммды азайтуға және қол жетімділікті жақсартуға арналған. Мысалы, көлбеу науалар, мысалы, оңай қарауға және қол жеткізуге мүмкіндік береді, қайталанатын штаммның зақымдану қаупін азайтыңыз.
Экологиялық мәселелер
Тұрақтылық кеңсе сатып алудың маңызды факторына айналды. Кәсіпорындар олардың қоршаған ортаға ізі туралы көбірек біледі және экологиялық таза тәжірибені қолдайтын өнімдерді іздейді.
Қайта өңделген материалдардан жасалған қағаз науалары дәстүрлі пластиктен немесе металл науаларға жасыл балама ұсынады. Қоршаған ортаны қорғау агенттігінің мәліметтері бойынша, қайта өңделген қағаз өнімдерін пайдаланып, энергия тұтынуды 31% және сарқынды суларды 53% төмендетуі мүмкін. Тұрақты резервтерді таңдау арқылы компаниялар қоршаған ортаны қорғау саласындағы әрекеттерге өз үлестерін қоса алады және олардың корпоративтік әлеуметтік жауапкершілік профильдерін жетілдіруге мүмкіндік алады.
Кейс-стади және сараптамалық пікірлер
Бірнеше ұйым құжаттарды басқару жүйелерін құжаттарды беру науалары қосылғаннан кейін оң нәтижелер хабарлады. Мысалы, орта есеппен есепке алу фирмасы әр түрлі құжаттарды бөлуге арналған түсті кодталған материалдар жүйесін енгізді. Бұл өзгеріс құжаттарды алу уақытының 25% төмендеуіне әкеліп соқты және жалпы тиімділікті жақсартты.
Доктор Эмили Харрис, Ұйымдастыру психологиясының сарапшысы, жақсы ұйымдастырылған жұмыс кеңістігінің психологиялық пайдасын атап көрсетеді. Ол былай дейді, «Тапсырыс беру ортасы стресстің деңгейін төмендетіп, танымдық функцияларды жақсартады, сонымен қатар когнитивтік функцияларды жақсартады, сонымен қатар жұмыс нәтижелеріне әкелуі мүмкін. »
Сонымен қатар, экологиялық кеңесшілер тұрақты кеңсе өнімдеріне көшуді ұсынады. Джон Смит, Тұрақты кеңесші, Notes, Notes, «Кеңсе жабдықтарындағы қайта өңделген қағаздар сияқты экологиялық таза материалдарды қосу.
Талаптарды іске асыруға арналған практикалық кеңестер
Науалардың артықшылықтарын барынша арттыру үшін келесі практикалық кеңестерді қарастырыңыз:
Жүйені теңшеңіз
Сіздің жұмыс процесінің ең мағынасы бар санаттарды анықтаңыз. Бұл шұғыл, жоба немесе клиент бойынша, сіздің нақты қажеттіліктеріңізге арналған науаларыңызды анықтаңыз.
Тұрақты техникалық қызмет көрсету
Әр апта сайын құжаттарды ұйымдастыруға және тазартуға уақыт бөліңіз. Тұрақты техникалық қызмет көрсету науалардың толып кетуіне жол бермейді және ақпараттың ағымдық болып қалуын қамтамасыз етеді.
Сандық интеграцияны қосу
Сандық құжаттарға ауысу үшін кеңселер үшін таблеткаларды ұстай алатын немесе сканерлеу мүмкіндіктерін ескере отырып науаларды қарастырыңыз. Бұл интеграция физикалық және сандық жұмыс ағындарының арасындағы алшақтықты жоңыздар.
Науалардың болашағы
Кеңселер жаңа технологиялар мен жұмыс тәжірибелеріне бейімделуде, науалар сәйкесінше дамиды. Қашықтан жұмыс пен сандық құжаттаманың өсуі физикалық төлем жүйелеріне қажеттіліктің төмендеуін ұсынуы мүмкін. Алайда көптеген салаларда қағаздың едәуір мөлшері болып қала береді. Американдық орман және қағаздар қауымдастығы 2020 жылы АҚШ-тың шамамен 70 миллион тонна қағаз бен картон тұтынып, физикалық құжаттарға сүйене отырып, шығындар туралы хабарлайды.
Болашаққа берілетін науалар Smart Technology, мысалы, RFID белгілеу немесе сандық ұйымның қолданбаларымен біріктіру сияқты SMART технологияларын қамтиды. Бұл жетістіктер құжаттарды басқару жүйесінің тиімділігін одан әрі арттырады.
Қорытынды
Жіберу науасы қарапайым құрал, ұйымдасқан және тиімді кеңсе ортасын сақтауда маңызды рөл атқарады. Оның эволюциясы жұмыс орнындағы тәжірибелер мен басымдықтардағы кең өзгерістерді, соның ішінде тұрақтылық пен технологиялық интеграцияға деген ықыласы өсуді көрсетеді. Тиісті материалдар науаларын таңдау арқылы, мысалы, экологиялық таза материалдардан жасалған Қағаз науасы , бизнес өнімділікті арттырып, кәсіби имиджді ұсынады және қоршаған ортаны қорғау саласындағы жұмыстарға ықпал ете алады. Болашаққа қарағанымыздай, өтініш науа, сөзсіз, бейімделіп, ұйымдасқан кеңсенің ажырамас құрамдас бөлігі болып қала береді.
